Haasteena vajaakäyttöinen ja liian suuri toimitila

Työympäristömuutoshankkeen taustalla oli Starian tarve vähentää liian suuren ja vajaakäyttöisen toimitilan aiheuttamia kustannuksia. Tavoitteena oli löytää uusi, noin puolet pienempi toimisto. Uuden tilan myötä haluttiin myös kulttuurimuutos, sillä henkilökohtaisista työpisteistä siirryttiin jaettuihin työpisteisiin.

Taustatyö tuki päätöstä puolittaa neliöt

Ennen uuden tilan etsimistä selvitimme, kuinka paljon toimiston neliöitä voidaan vähentää ilman, että työn tehokkuus kärsii. Tähän hyödynsimme henkilöstölle suunnattua kyselyä, jossa selvitimme kuinka usein työntekijät työskentelevät toimistolla ja millaisia tiloja he tarvitsevat työpäivänsä aikana. 

Tarkastelimme myös, miten työpisteiden määrä muuttuu hybridityömallin mukaan, kuinka monta päivää viikossa työntekijät työskentelevät toimistolla. Näin pystyimme määrittämään, kuinka monta työpistettä todella tarvitaan ja auttamaan asiakasta hahmottamaan aidon tilatarpeen.

Vähemmän, mutta laadukkaampia neliöitä

Uusien pienempien toimitilojen myötä tilakustannukset saatiin lähes puolitettua. Tila väheni noin 1000 neliöstä 400 neliöön ja työpisteet yli 80:stä 40:een. Starian tavoitteena ei kuitenkaan ollut pelkästään kustannustehokkuus, vaan neliöiden laatuun haluttiin panostaa.

Jotta pienemmistä neliöistä sai kaiken irti, oli tärkeää, että tila vastasi aitoa tarvetta. Tässä Rakan henkilöstökyselyllä, haastatteluilla ja suunnittelun aloittamisella jo ennen tilan valintaa oli merkittävä rooli. Myös suurta kulttuurin muutosta edesauttoi se, että tilat suunniteltiin henkilökuntaa kuunnellen yhteistyössä.